Quante volte in ufficio ci si ritrova senza cancelleria perché nessuno si era accorto che era finita? Quante volte bisogna chiedere ad un collega come cambiare il toner della stampante o come funziona uno strumento? Quante volte scopriamo di aver dimenticato un passo di qualche attività come la preparazione di un evento o di un training o la chiusura della fatturazione e a dovere poi correre per recuperare. Per non parlare delle volte in cui si vorrebbe concentrazione per portare a termine un lavoro ma non si riesce a far capire al «resto del mondo» di non disturbare.

Nella sede di Bologna di Kaizen Institute Italia tutto questo non accade più grazie all’applicazione delle metodologie e degli strumenti Kaizen nell’ufficio. Realizzare un ufficio Kaizen è possibile e il team Kaizen Institute lo dimostra. Oggi parleremo di noi: di come miglioriamo il nostro lavoro giorno dopo giorno, di come utilizziamo tecniche semplici come le 5S, i Kanban di riordino e le istruzioni operative di lavoro (in gergo One Point Lessons – OPL) per semplificare la gestione delle attività. Tantissimi sono stati i miglioramenti ed i problemi risolti grazie all’applicazione di Kaizen in ufficio. Adesso i compiti sono chiari, lo stato di avanzamento delle attività è visibile.

Cosa si vede in un ufficio Kaizen?

Gli oggetti sono sempre in ordine perché ognuno ha il proprio posto delineato e contrassegnato con un’etichetta, tutto è visibile e il mancato rispetto degli standard è facilmente individuabile e di conseguenza correggibile quando ancora è piccolo.

Il rifornimento della cancelleria e del materiale di consumo viene regolato con un sistema Kanban che permette di non restare mai sprovvisti di materiale che serve per il lavoro quotidiano. Inoltre se si vuole cercare un oggetto in particolare non è più necessario aprire ante e cassetti, perché fuori da ogni ripiano è presente una foto che indica l’esatta posizione degli oggetti all’interno dell’armadio cancelleria. In questo modo se si cercano per esempio delle forbici, basterà guardare la foto e aprire l’armadio nel punto esatto indicato dall’immagine per trovarle al primo colpo. L’ordine e il mantenimento degli standard dell’ufficio, è regolato da checklist gestite dalla persona responsabile di ogni singola stanza che si occupa di riportare e correggere le anomalie riscontrate.

Chiunque entri nell’ufficio di via Zago 2 a Bologna impara subito a cambiare il toner della stampante, utilizzare la macchina del caffè, accendere il riscaldamento o l’aria condizionata grazie alla presenza in tutte le stanze di istruzioni One Point Lessons, ovvero lezioni di una pagina in cui vengono riportati i passaggi per svolgere le mansioni più comuni.

Nell’ufficio operativo, il flusso di lavoro viene riportato e smistato sulle lavagne del team Kaizen Office.

In una lavagna vengono riportate su post it le azioni PDCA riguardanti l’ufficio in generale, alle quali viene assegnato una persona del team che farà da pilota e che sposterà il post it a seconda che l’azione sia “da fare”, “in corso” o “fatta”. Inoltre il pilota dovrà annotare anche i giorni in cui queste azioni passano da una sezione all’altra della lavagna, in modo da riportare in un grafico l’andamento delle azioni aperte e portate a termine durante l’anno (ad oggi parliamo di circa 130 azioni di miglioramento avviate, e l’80% di queste portate a termine).

Sulla lavagna della pianificazione giornaliera, ogni mattina il team si riunisce per pianificare i propri compiti della giornata e riportarli sotto forma di post it in modo che ogni persona del team conosca il carico di lavoro dei propri colleghi. Su questa lavagna i post it possono essere di due colori: verde se è un’azione pianificata e arancione se è un’azione imprevista, nata da un’emergenza o una richiesta dell’ultimo momento. Un’altra lavagna importante è quella dei progetti dove il team riporta i progetti in corso, i responsabili di ogni singolo progetto, lo stato di avanzamento e le azioni fatte per portarlo a termine. Per ogni lavagna esiste un responsabile che si occupa del corretto funzionamento e aggiornamento.

Può capitare di dover svolgere delle attività per cui serve silenzio e concentrazione. In questo caso abbiamo pensato di tenere sulle scrivanie dei cartoncini colorati (stile semaforo, verde – arancione – rosso) e, a seconda del tipo di lavoro che si sta facendo, indichiamo la nostra disponibilità verso i colleghi. Un cartello verde indica un bisogno di concentrazione basso e quindi la disponibilità a fare una chiacchiera, quello arancione la disponibilità a parlare solo di cose urgenti riguardanti il lavoro e quello rosso indica una richiesta massima di concentrazione e quindi la necessità di non essere disturbati.

Ma soprattutto un ufficio Kaizen si vede da come le persone reagiscono ai problemi: con velocità e tranquillità attuano una contromisura immediata e poi assegnano la azione PDCA per migliorare lo standard e non ripetere più il problema.

dav

Come si sviluppa un ufficio Kaizen?

Non può venire un consulente da fuori e dire “fate questo, fate quello,…” occorre farlo nascere dalle persone che vivono l’ufficio. Infatti occorre aumentare la capacità di un team nel migliorare il suo lavoro. In particolare occorre allenare i singoli a definire e condividere i ruoli (chi fa cosa) e gli obiettivi ed a misurarli frequentemente. Successivamente occorre allenarsi a creare degli standard sulle attività chiave ed a realizzare dei PDCA e ad analizzare un processo per migliorarlo.

Come si fa ad insegnare queste cose? Facendolo assieme una volta su una area o processo pilota e dopo mettendosi alla prova in autonomia sulla propria area. Le prime OPL ed i primi standard assegnati ai singoli e poi discussi in team sono serviti per superare i piccoli dubbi ed allenare alla realizzazione pratica . La parte più difficile non è migliorare un punto, o creare uno standard e mantenere l’ordine, ma è soprattutto riuscire a mantenere quello che si è fatto.

Proprio per questo il team Kaizen Office dedica ogni settimana del tempo prestabilito (4 ore) per continuare a migliorare e per sostenere tutto il lavoro fatto. Miglioramento continuo: è questa la parola d’ordine. Non accontentarsi mai dello status quo.

La applicazione di kaizen in uffico non finisce mai, a differenza di un progetto che ha un inizio e una fine, questo è un miglioramento quotidiano realizzato da persone che ogni giorno si incontrano nello stesso spazio, condividono informazioni, strumenti, processi.

Ricordiamo che l’obiettivo è di lavorare meglio ed aumentare velocità e qualità dei risultati, sia che si tratti della preparazione di un evento esterno che della chiusura della fatturazione o della esecuzione delle attività di marketing. A ricordarcelo con il suo occhio bianco c’è una “daruma” posizionata in ufficio in un punto ben visibile ogni giorno.

Office live

Abbiamo aperto le porte a visitatori esterni in un evento di 2 ore, chiamato “Office live” in cui i partecipanti, guidati dalle persone dell’ufficio, il “team naturale”, possono vedere e toccare con mano gli straordinari effetti di un ufficio Kaizen sul lavoro quotidiano delle persone. Team naturale è un team formato le persone che quotidianamente si incontrano in ufficio condividendone spazi, attrezzature e processi. È diverso dal team di progetto che di solito è formato da persone provenienti da funzioni diverse e si incontra su un obiettivo ben definito per un tempo limitato.

Se sei curioso puoi visitare l’ufficio Kaizen ed immergerti in un nuovo mondo che cambierà drasticamente la qualità del tuo lavoro e il modo di pensare al tuo ufficio. Contattaci per aver maggiori informazioni.

Entra nel mondo Kaizen: ecco il sito dove potrai trovare, in pochi clic, tutte le informazioni che cerchi.